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Tres cosas a evitar en la organización de eventos

Organizar un gran evento es todo un reto para cualquier empresa. Conseguir ponentes solventes que puedan atraer a un público ávido de escucharles es el primer escalón para conseguir el éxito. Llenar la sala elegida con un auditorio adecuado supone, además, un duro trabajo por el que hay que competir afanosamente debido a la gran profusión de actos programados cada día en una ciudad como Madrid.

Pero, ¿qué pasa una vez que superas estos tres primeros escalones? Llega el día del evento y a la hora que has convocado se ha registrado un número de invitados que no supera los dos dígitos. Te preocupas relativamente, porque ya has previsto que en este país todo el mundo llega tarde y lo tenías contemplado en tu agenda. Tras un cuarto de hora de cortesía (o incluso media hora en algunos casos), empieza el acto y resulta que ha aparecido el 30 por ciento del público previsto.

Entre este momento y la mitad de la intervención del conferenciante, se produce todavía un goteo continuo de llegadas, con la consiguiente disrupción tanto para la persona que está interviniendo como para el público que ya está ubicado en sus asientos. Porque, esa es otra, los primeros que llegan siempre ocupan los asientos más cercanos a los pasillos. ¡Es ley de evento! Finalmente, el total de asistentes alcanza poco más del 50% de las personas que se han registrado. ¿Se ha parado alguien a pensar en el derroche que supone no asistir a algo a lo que se ha apuntado? El número de asistentes influye en toda la infraestructura que se contrate: tamaño de la sala, cantidad de comida y bebida o de merchandising, por ejemplo.

Esto ocurre a diario en Madrid (y supongo que el resto de grandes ciudades de España). Y lo peor de todo es que lo admitimos con naturalidad, como una de esas características diferenciadoras (esta no sé por qué) que tenemos las sociedades del sur de Europa.

En cuanto a los especialistas en organizar este tipo de actos, les recomiendo que, si la mayor parte del público va a necesitar dispositivos para escuchar la traducción, se los entreguen durante el registro de entrada, aunque la intervención no sea la primera de la jornada. Recientemente, me perdí una interesante conferencia haciendo cola para recoger uno de estos modernos aparatos (¡que encima al final no funcionó!). Y, si asisten periodistas, por favor, búsquenles un sitio en el que puedan trabajar con comodidad. Tengan en cuenta que quien use portátil probablemente necesitará un enchufe en algún momento del día. Y quien tome notas en papel (no se rían, todavía quedamos algunos) necesitará un mínimo de iluminación. En el mismo evento del que les acabo de hablar, algunos redactores tenían que escribir en sus libretas iluminándose con sus teléfonos móviles. Lecciones a aprender.



Cristina García Alonso
Consultora de Proa Comunicación

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