“Estamos viviendo esto como una película, una de miedo”. Así empezaba uno de los muchos comunicados que han inundado la red estos días y que tan bien refleja la incertidumbre que muchos empresarios están viviendo. Y quizá sea por esto mismo, por el miedo que genera la situación actual y por el cómo saldremos de ella y de qué manera, que yo me he atrevido a escribir el mío propio.
¿Cuánto tiempo más va a durar esta crisis? ¿Cómo voy a afrontar los próximos meses? Y ahora, ¿lo estaré haciendo bien?… Si pierdo clientes, ¿voy a tener tesorería para hacer frente a los pagos? Pero, si no puedo terminar con la producción en curso, ¿voy a poder atender a mis clientes?… Y mis empleados, ¿cómo lo están gestionando? ¿mi pipeline comercial para los próximos meses se va a cumplir? Y si tengo que prescindir de alguien de mi equipo, ¿solicito un ERTE o un ERE?
Todas estas preguntas, y muchas más, son las que están quitando el sueño a nuestro tejido empresarial. El miedo a equivocarse, el miedo a no valorar todas las opciones posibles o, simplemente, la falta de herramientas que faciliten un fotografía completa de la situación de la empresa son los principales impedimentos en la ineludible toma de decisiones en estos momentos.
Las empresas deben estar preparadas para afrontar cualquier situación de riesgo. Reaccionar en tiempo y forma será la clave de su supervivencia. Pero, ¿cómo hacerlo de la manera correcta? A través de un plan de contingencia
Esta herramienta empresarial establece un conjunto de medidas de carácter organizativo, técnico y humano cuyo objetivo principal es asegurar la continuidad del negocio, así como definir un plan de acción basado en el conocimiento previo de todos los activos de la compañía, para abordar cualquier tipo de riesgo.
Para garantizar la fiabilidad del plan de contingencia, éste debe contemplar tanto los recursos materiales como los recursos humanos, otorgando responsabilidades, roles, implicaciones y protocolos de actuación para cada uno de ellos. Por lo tanto, resulta imprescindible realizar un análisis de riesgo previo.
Qué preguntas me debería estar haciendo
Como desde hace unos días, encontramos más preguntas que respuestas, lo mejor será que nos hagamos las correctas para establecer ese punto de partida y, así, la hoja de ruta. A saber:
- ¿Qué objetivos debemos alcanzar?
- ¿En qué manera esta crisis afecta a nuestra empresa?
- ¿Cuál va a ser el impacto concreto en cada línea de negocio o área de actividad?
- ¿Cuál ha sido la línea de comunicación con clientes y proveedores?
- ¿Cómo afecta esta situación a los proveedores? ¿Qué repercusión tiene sobre la empresa?
- ¿Cuál es la previsión de facturación para los meses de abril, mayo y junio? ¿Cómo se está comportando a día de hoy la facturación?
- ¿Existe o pueden existir limitaciones en el desempeño del trabajo en curso?
- ¿Qué objetivos se han establecido por cliente?
- ¿Qué objetivos tiene cada empleado durante la crisis? ¿Tienen claras sus tareas y lo que la empresa espera de ellos?
Qué me puede ayudar a amortiguar los efectos de esta crisis
Las crisis no vienen solas, no avisan antes de llegar ni nos adelantan lo que pasará mañana, por lo que, en un entorno tan cambiante, como es el de una crisis, todo sucede muy rápido incluida la toma de decisiones.
Con todo esto, vemos la necesidad de estar preparados en base a cuatro premisas: tener una fotografía inicial clara del negocio, de la información operativa y financiera; saber interpretar la información de manera correcta y acertada; tomar decisiones en base a un plan de acción definido; y realizar un seguimiento semanal de las acciones y mensual del plan de acción frente a los cambios o desviaciones.
Qué cosas debo tener claras
Por consiguiente, es necesaria la elaboración de un plan de contingencia que responda a las siguientes cuestiones:
- Definición de las líneas de negocio o clientes que aportan mayor rentabilidad.
- Realización de una previsión de tesorería en base a tres escenarios diferentes: pesimista, realista y optimista.
- Proyección de la previsión financiera a cierre de año en base a los citados escenarios.
- Seguimiento de la cartera de clientes
- Análisis de la cartera de clientes y establecimiento de un plan de acción para cada uno de ellos durante la crisis y la post-crisis
- Asignación de objetivos y tareas para cada uno de los empleados, así como seguimiento semanal individualizado
- Análisis de valor por empleado y de su incidencia en la cuenta de resultados de la empresa
- Estudio de mercado e identificación de los sectores y empresas que están obteniendo beneficios de la crisis para reorientar la estrategia comercial
En definitiva:
Con la elaboración de un plan de contingencia, lo que conseguimos es compensar la falta de control de una situación como esta. O en otras palabras, logramos mitigar al máximo los aspectos negativos de toda crisis y minimizar su impacto en la cuenta de resultados de la compañía en el medio-largo plazo.
La clave para una buena gestión empresarial de una crisis, sin miedo y con la incertidumbre y las emociones a raya, es llevar la toma de decisiones a escenarios previstos, controlados y en el momento oportuno.
Porque de nada sirve tener toda la información posible recopilada, sin una interpretación de la misma. Por eso, hay que saber transformar los datos en información para que el empresario tome decisiones con seguridad, para que sepa que, dentro del escenario en el que se encuentra, la decisión que está a punto de tomar es la correcta.
El desarrollo de un plan de contingencia permite ver cuáles van a ser las desviaciones de la empresa y poder actuar a tiempo sobre ellas. Porque, ¿quién nos dice que de una crisis uno no puede salir reforzado?
Por ello mismo, ahora más que nunca, la pyme necesita un plan de contingencia.
Pedro Vidal-Aragón de Olives
Socio Fundador de Quercus Ventures